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知っておきたい!資料作成の際に意識すべきこととは?

公開日:2021/12/15  最終更新日:2022/09/12

プレゼンなどに使う資料を作成する際、なかなかうまくいかないと悩む人も多いのではないでしょうか。うまくまとめられない、時間がかかってしまう、いまいちハッキリしないデザインになってしまう…。この記事では、これらの悩みを解決するために意識するべきポイントについて紹介します。

資料を作成する際に意識すること

資料を作成する際には、はじめにその資料を作る目的をはっきりさせる必要があります。ターゲットとなる読み手はどのような相手なのか、その読み手に伝えたいことは何なのか、その資料でどのような効果を上げたいのかを具体的に絞り込んでおく必要があります。

この点をしっかり定めておかないと、作成を続けていくうちに方向性がずれてしまう恐れがあり、結局何がいいたいのか分からない資料になってしまいます。資料を作り始める前に、箇条書きのメモでも構わないので、要点を書き出していきましょう。

ターゲットは誰なのか(A.新商品を購入してもらいたい相手、B.社内の予算管理チームなど)、資料の目的は何なのか(A.新商品の売り上げアップのためのアピール、B.新事業を立ち上げるための企画発表など)、読み手に伝えたいことは何なのか(A.新商品の優れている点、B.どのような企画でどのような収益を得られるかなど)。これらの要点をもとに、資料の骨組み(構成)を作ります。

いきなりパソコンで作業を開始してしまうより、A4の紙でもいいので、どのような順序でどのような項目について述べるかを決めてから作業を始めるほうが圧倒的に効率がよいのです。

骨組みを作る際は、こちらも箇条書きで構わないので資料に入れる見出しとなるようなことを書き出していきましょう。一通り書き出せたら、具体的にどんな内容を盛り込んでいくのか、肉付けをしていくとよいでしょう。

資料の文字数は、なるべく少なくなるように意識しましょう。伝えたいことを簡潔に、必要に応じて図やグラフを入れて読みやすい文章になるようにしましょう

資料のデザインで意識すること

では、資料を作成する際、デザイン面ではどのようなポイントに気を付けるとよいのでしょうか。

まず、配色についてお話します。基本的には、色は3色までとしておきましょう。1.ベースカラー(基本となる文字の色)、2.メインカラー(強調させたい文字の色)、3.アクセントカラー(メインカラーよりも強調させたい文字の色)です。

3色以上になってしまうと、注目すべき点が分かりにくくなってしまいます。また、アクセントカラーを多用しすぎることでも注目点がぼやけてしまうため、ポイントを押さえて使用しましょう。

そして、適度な余白を作ることも、見やすい資料作りには欠かせないポイントです。文字や画像をページいっぱいに詰め込んでしまうと、窮屈で見づらい資料になってしまいます。ページの外枠の余白だけではなく、文字と文字の間、文字と図やグラフの間なども適度に開けておくと見やすさがアップします。

統計やデータなどの数値は、図やグラフを用いて表すことにより文字よりも理解度を高めます。棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなどさまざまな表し方がありますが、何を比較するかにより適切なグラフの種類が異なるため気を付けましょう。

ほかには、フォントや行間、文字サイズなどの文字装飾のルールを決めておくことも大切です。時間短縮のためには、インターネットで公開されているテンプレートを使用するのもおすすめです。利用目的に応じて使いやすいテンプレートが公開されています。

伝わりやすい資料を作りたいなら、資料作成代行サービスがおすすめ

クオリティの高い資料を用意しなければならない場合、資料作成代行サービスを利用するのもひとつの手です。資料作成代行サービスとは、パワーポイントやその他のファイル形式で資料作成をしてくれるサービスです。

プレゼン資料をはじめ、企画書や報告書、会社案内、商品紹介、動画、パンフレット、マニュアルなど、さまざまな用途での資料作成が可能です。構成からデザインまで一貫して依頼することが可能で、内容の更新は自分たちで行うことができるため、一度作ってもらったデータをその後も引き続き活用できます。

急ぎの依頼に対応している業者や、低価格で作成依頼ができる業者など利用者のニーズに応じたさまざまなサービスが展開されています。自分たちではクオリティの高い資料を作ることが難しい場合や、ほかの業務に力を入れたい場合、どうしても急ぎで資料が必要な場合などにはこういったサービスの利用を検討してみましょう。

 

この記事では、資料作成の際に意識すべきポイントを解説しました。資料作成は、ポイントを押さえることで作成スピードが速くなり、クオリティも上がります。まずは目的を見定めた上で要点から構成を練り、そこからデザインに手を加えると効率がよくなります。一度作成代行サービスを利用してみて、そこから学ぶというのもよい方法でしょう。

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