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資料作成時に押さえるべき「構成の組み立て方」とは

公開日:2022/03/15  最終更新日:2022/09/12


資料を作成するときに、「どのような構成にすればよいかわからない!」とお悩みの方はいらっしゃいませんか?そんなあなたのために、見やすいプレゼン資料の特徴や作成のステップなどをご紹介します。また初心者向けに、最初のステップにつまずいてしまった際のアドバイスについても解説。プレゼン資料の作成に困っている方はぜひご覧ください。

見やすいプレゼン資料の特徴

他人のプレゼンを見ていて、「資料があっても分かりにくいな」と思ったことはありませんか?プレゼンしたい内容が伝わるようにまとめているにも関わらず、分かりにくければ作成した意味がありません。

では反対に、見やすいプレゼン資料にはどのような特徴があるのでしょうか?

■ターゲットの分析ができている

まずプレゼンに必要なのはターゲットの分析です。ターゲットが何を求めているのかをきちんと理解していなければ、プレゼンの内容もまとまらないでしょう。聞き手やターゲットが求めることやゴールを設定し、そこまでどのように誘導・サポートするかがプレゼンには必要です。

■主張がはっきりと書かれている

「○○すべき」という主張は大切なポイントです。こうした重要な部分は、会話で話すよりも資料にはっきりとした文字で書かれている方が分かりやすい人もいます。例え口頭でうまく話せなくても「主張がはっきりと分かる資料」「インパクトのあるデザインの資料」であれば、聞き手の印象に残ることでしょう。また、後で資料を読み返した際に話した内容やポイントが分かりやすくなります。

■資料のデザインがシンプル

色や図を使いすぎると、注目すべきポイントが分からず見ている人は分かりません。重要な部分だけ文字を太くしたり、色を変えたりなどしてメリハリを持たせつつ、デザインをシンプルにすると分かりやすい資料になります。

■主張に根拠や事実がある

自分の主張や考えを相手に理解してもらうためには、根拠や事実が必要です。理由もなく「こうするべきだ!」と主張すれば、プレゼンを聞いている人は「なぜそう思うのだろう?」とずっと疑問に思ってしまいます。プレゼンを聞いている人が納得できるように、主張する際は根拠も一緒に提示しましょう。

作成のステップ

プレゼン資料を作成する際、いきなりパワーポイントを開いてしまう人もいますが、それではなかなか進みません。「じゃあどうやって作成すればいいの?」という方のために、プレゼン資料の作成ステップを説明します。

■まずは8割考える

すぐにパワーポイントを開いて資料を作成したいところですが、プレゼン資料の作成は考えるが8割・作成が2割です。「考える」の部分で何を考えるのかというと、プレゼンのゴールやターゲットの分析・問題提起・データ収集・データ分析・データの可視化などです。どのようなデータがあればターゲットの心に訴えかけられるかを取捨選択しておきましょう。

最初のステップからつまずいてしまう人は…

作文の書きだしにつまずいてしまうように、プレゼン資料の最初のステップでつまずいてしまう人もいます。その原因は、主張の組み立てや問題提起などが不充分だからです。

では、最初の段階でつまずいてしまう人はどのような点をとくに注意すればよいのでしょうか?

■ターゲット分析とゴールの設定

落ちがない話はあまり面白くありませんよね。プレゼンも同じで、最終的なゴールを設定しておく必要があります。また、プレゼン相手であるターゲットの分析も必須です。

「相手が何を求めているのか」「ゴールまでどうやって導くか」をまずは考えてみましょう。最初の段階でつまずいてしまう人は、こういったターゲット分析やゴールの設定がうまくできていない可能性が高いため、とくにこのような点に注意してから資料を作成してみてください。

いいプレゼン資料を作るには

「いいプレゼン資料」とは、プレゼンテーションにおいて聞き手の判断に必要な情報や、説明に不可欠な項目を充分にそろえたものです。したがって、いいプレゼン資料を作成するにはこの2点に注意してみるとよいでしょう。

伝えたいことをすべて書いてしまいたい気持ちは分かりますが、すべてを伝えようとすると情報が多すぎて伝わらない・話に一貫性がないなど、聞き手が理解しにくいプレゼンになってしまいます。よりシンプルで分かりやすいプレゼン資料を目指すのであれば、まずは伝えたい項目を絞り込んでおくことも必要です。

 

見やすいプレゼン資料の特徴や作成のステップなどをご紹介しました。慣れていなければ最初の段階でつまずきやすいため、そのような人はターゲットの分析やゴールの設定を細かくしてみましょう。プレゼンをする相手が求めていることや、プレゼンで主張したいこと、最終的なゴール地点を明確にすれば必要なデータも見えてきます。あとはデータの分析と可視化を行えば、見やすいプレゼン資料が作成できるでしょう。

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