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すぐマネできる!早くわかりやすい資料を作成する方法

公開日:2021/10/15  最終更新日:2022/09/12


プレゼン資料や企画書、報告書など、資料を作成するときに時間がかかってしまい、もっと短時間で作成できないかと思った経験はないでしょうか。できれば効率よく短時間で資料を仕上げたいものです。実は、早く資料を作成するためのコツがあるのです。今回の記事では、時間がかかる原因と、その対処法について解説しましょう。

資料作成に時間がかかる原因

資料の作成に時間がかかる原因は、大まかにわけて3つあります。このような作り方をしていないか、ご自身に当てはめて考えてみてください。

まず1つめは、下準備なしにいきなりパソコンで作業を始めてしまうことです。構成を練らずにいきなり書類作成を始めてしまうと、何から書けばいいのかわからなくなり、筆が進まない上にまとまりがない資料となってしまいます。いきなりパソコンで書き始めるのではなく、まずはしっかりと構成や内容を考えることが必要です。

2つめに、資料に載せるためのデータを収集しないまま作業を進めてしまうことです。データが必要となる資料であれば、まずはデータを集める必要があります。そして、そのデータを元に、どのようなことがいえるのか・どのようなことが必要であるかなど、考察や改善策などを盛り込むこととなります。データがないままに書き始めてしまうと、根拠のない空想論になってしまうことや、説得力に欠ける資料になってしまいます。

3つめに、作りながらデザインに凝ってしまうことです。文字の色やイラスト・写真など、デザインに凝るのは最後で構いません。まずは資料の内容をしっかりと作りこむことが大切です。

早く資料作成をする方法

上記の遅延原因を踏まえ、資料作成を短縮するためのポイントを解説します。まずは、構成(骨組み)をしっかり決めることです。資料に入れたい項目は何があるのか、A4の白紙にでもよいので書き出してみましょう。箇条書きでも構いません。今度はその項目を、どのような流れでまとめると伝わりやすいのか考えながら、順番を組み立てましょう。はじめにこの大まかな構成を組み立てることが最も重要なこととなります。構成ができたら、各項目にどのような内容を盛り込むのか考えましょう。

ここでも、項目ごとに書きたいポイントを箇条書きにしても構いません。思いつくところから、どんどん埋めていきましょう。まずは手早く進むところを書き進め、全体的な肉付けをしていきます。難しいところは、後からじっくりと考える時間を取ることで、そこに囚われることなく他の部分を書き進めることができます。

ここまでの部分は、手書きで進めてしまってもよいでしょう。タイピングが速い人は、テキストソフトなど装飾にこだわらず使えるソフトを用いて、大まかな構成を箇条書きにしていくと速いかもしれません。この部分にはこんなグラフや図をいれたいなど、アバウトに決めておいてもいいですね。

この大まかな流れができあがってから、実際にパソコンで入力を始めるようにしましょう。骨組みがない状態から書き始めるのとは、大幅に時間が変わるはずです。思うように書き進められない場合は、途中であっても上司へ報告しましょう。悩みに悩んで時間をかけて作成した資料でも、よくないものであれば手直しを要求されてしまいます。無駄な時間をかけないためには、ある程度できあがった段階で上司に報告し、現状で手直しすべき点はないか、他にどのようなことを書くべきかを確認しましょう。

急ぎで資料が必要なら、資料作成代行サービスの利用もおすすめ

どうしても急ぎで資料が必要な場合があるかもしれません。そんなとき、1から構成を練って作成していては間に合いません。実は、資料作成代行サービスというものがあります。エクセルやワード、パワーポイントなどを使い、さまざまな資料作成を依頼できます。

プレゼン資料、企画書、商品紹介資料、会社案内、報告書など、さまざまな資料を作り上げてきたプロの手によって、非常にスピーディで精度の高い資料を納品してもらうことが可能です。早いところでは、内容にもよりますが数時間後に納品可能な場合もあります。デザイン性に富んだものや、動画作成の依頼ができる会社もあります。

納品された資料を後から自分たちで更新できたり、それを参考に今後の資料作成に役立てられたりするといったメリットもあるようです。自分たちで作成するのとは違って費用がかかりますが、その分得られる対価は大きなものであり、今ではかなりの低価格で依頼ができる会社もあります。

 

どのような資料でも、まずは構成を練ってから作り始める方が圧倒的に速くできあがります。やみくもにパソコンを開いて書き始めるのではなく、書きたいことをしっかりと見極めた上で下書きを作成し、実際の作業に取り掛かりましょう。資料を短時間で作ることができるようになれば、その分の時間を別のことに回せるため、非常に有意義といえるでしょう。

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