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企画書やプレゼン資料を作成する際のポイント!伝わるコツとは?

公開日:2021/09/01  最終更新日:2022/09/12

「企画書を作るのに何から手をつけたらいいかわからない」「情報を詰め込みすぎてわかりにくくなってしまう」と悩んでいるビジネスマンも多いのではないでしょうか。資料作成は社会人には避けて通れない業務の一つです。今回はそんな方たちに向けて、企画書などの資料作成の際に役立つポイントを紹介します。しっかりチェックしましょう。

企画書の重要性

社内における企画書は、商品やサービスを提供することがいかに会社に利益をもたらすかということを説明し、納得してもらうための資料です。最初の段階で「よい企画書」を作れるかどうかが非常に重要です。

客観的なデータなどを用いながら、論理的でわかりやすく聞き手に共感してもらえる内容にすることで、納得し行動してもらえるようになります。

同じことは社外の顧客に対する企画書についてもいえます。また、社外向けの企画書には以下のような段階と役割があることからも、その重要性が理解できます。

自己PRの役割

まず、始めに自社のことを知ってもらうきっかけ作りとしての役割があります。この段階で、自社の実績や技術力などを客観的に判断できるような具体的な内容を盛り込むことで、自社に興味を持ってもらい取引先となる第一歩にできます。

アプローチの役割

次に顧客の抱える問題点や要望を把握した上で、自社ができることを伝える段階です。顧客の課題についてしっかりと調査し、自社の提案と的確に結びつけて説明することで、最終プレゼンへとつなげていきます。

プレゼンツールとしての役割

決定権のある代表などを交えた最終プレゼンの場における企画書です。パワーポイントやプロジェクターなどを使いながら、プレゼン資料として企画書を配布していきます。ここで相手方に納得し行動してもらうように働きかけます

以上のように、企画書のそれぞれの段階に合わせた役割を把握しておくことが、プレゼンを成功させるのに必要なことです。

企画書を作る前の事前準備

企画書を作るときには、事前にどんなものにするのかをイメージして決めておくことが非常に大切です。あらかじめイメージしたり構成を考えたりしておくことで、いきなり白紙のパワーポイントに書くよりも圧倒的にスムーズでわかりやすい資料が作れるようになるからです。

企画書の良し悪しは事前準備の段階でおおかた決まってしまうといえるかもしれません。では、事前準備とは具体的にはどんなことをすればいいのかを説明していきます。

企画書完成までのルートを言語化する

企画書を完成させ提出するまでに具体的にやるべきことをイメージし、細分化しタスクにして紙やWordなどに言葉として書き出します。この際、ゼロからスタートして順を追って完成まで進んでいくように、やるべきことを箇条書きにしていきます。

例としては、

1.企画のタイトルや目的、方向性を考える

2.企画の概要を紙に書き出す

3.パワーポイントで内容や構成の設計図を作る

4.パワーポイントで見出しだけ入れていく

5.図を挿入しながら細かく書いていく

といった具合です。

とにかく細分化して、完成までに具体的にどういったタスクが必要になるのかということをあらかじめ考え、把握しておくことが大切です。こうした事前準備をしておくことで、やるべきことが明確になり資料作成がスムーズになるうえ、書き出したものを随時確認することでゴールと進捗状況を俯瞰して実感できるので、途中で挫折してしまうことを防ぐ効果もあります。

企画書を作成する際のポイント

では実際に企画書作成をするときのポイントについて解説します。

1.6W2Hを明確にする

「よい企画書」にするために、まずは6W2Hをはっきりさせてから企画書の作成を進めていくことが大事です。そうすることで相手方が具体的にイメージでき、納得してもらいやすい資料になります。6Wは「誰が(who)、何を(what)、誰に(whom)、いつ(when)、どこで(where)、なぜ(why))で、2Hは(どのように〈how〉、いくらで〈howmuch〉」のことです。

企画の最初の段階で次のように明確にしていきます。

1.Who:誰が行う企画なのか

2.What:企画の内容、サービスの内容

3.Whom:ターゲット

4.When:企画をいつ行うか

5.Where:企画をどこで行うか

6.Why:なぜこの企画を実施するのか

7.How:どんな方法で行うか

8.Howmuch:どのくらいの資金が必要か

このように、納得してもらえる企画書には6W2Hの明確化が効果的です。

2.共感が得られる内容にする

企画を通すためには相手方の共感を獲得する必要があります。どんなによい商品やプロジェクトだったとしても、相手方に企画を実施する必要性を感じてもらえないと実際の行動に結びつかないからです。

そのためには直面している問題や課題を浮き彫りにして説明する必要があり、その際には具体的なデータや事例を提示することでより説得力が増すでしょう。

また、分析ツールを使って分析内容を盛り込むことで、さらに効果的なプレゼンが可能になります。

3.成果やメリットを示す

企画書の内容が実現した場合に市場や相手方に及ぼす影響やメリットをしっかりと明示します。メリットを強調し認識してもらうことで、成功している未来をイメージしてもらうことが大切です。

以上の3つが企画書作成のポイントとなります。

プレゼン資料の内容をわかりやすく伝えるコツ

次はわかりやすいプレゼン資料を作るための2つのポイントについて解説していきます。

資料作成の目的をいつも明確にしておく

プレゼン資料の作成にあたっては、毎回「何のためにプレゼンを行うのか」「目的達成のためにはどんな資料を作る必要があるのか」を意識しておくことが大事です。

プレゼンの目的は相手方に価値ある情報を提供することで、理解し納得させ行動を促すことにあります。自己満足の独りよがりのプレゼンではなく、常に相手方に価値を感じてもらえるかどうかという点を意識することで、軸がぶれないプレゼンになります。

また実際のプレゼンの場において、資料は補助的な役割をするものだということも忘れてはなりません。文字で埋め尽くされた資料を読み上げるだけでは決してよいプレゼンにはならないからです。

あくまで発表者が主役であり、資料は発表者が口頭では説明しにくい部分に関して、データやグラフなどで視覚的に補足するなどに用いることで、効果的なプレゼンになるということを覚えておきましょう。

最初に全体の構成を作る

資料作成の際には、最初に全体の構成を作ってしまうことをおすすめします。全体の流れを俯瞰しながら構成を考えていくことで、情報の過不足を防いだり、全体を通しての論理的な矛盾にも気づいたりできるからです。そして構成を考えるときには次の手順で行うと効率的です。

1.ゴールの設定

プレゼンを通して相手に理解、納得、行動してもらいたいことは何かを明確にします。とくに「誰に何をしてほしいのか」という視点で人物面を明確にすると、作成する資料の方向性が決まりやすくなります。

2.テーマの設定

プレゼンのメインとなるメッセージのことです。相手方の求めていることを理解しそれに合わせて、相手が魅力的に感じる具体的なメリットを提示することが重要になります。

3.情報の収集・整理

2で決めたテーマに合わせて必要な情報を集めてきます。相手に訴求するのに最も適した情報が必要です。そして集めた情報を説明しやすくするために、なぜ相手にとって必要なのかという「理由」、どんなメリットがあるのかという「効果」、いつ・いくらで・どのようにという「条件」の3つに分類しておきます。

4.構成の組み立て

3で集めた情報を発表する順番に並べていきます。並べる順番は聞き手が論理的に理解しやすいように、導入部分→本題→結論といった形です。導入部分には相手が抱える課題や原因を、本題には解決策や効果を提示します。

5.確認・修正

構成したものを論理的矛盾がないか、説明の過不足はないかをチェックして、聞き手の立場になって最終的な確認をします。以上のような順番で考えていくことで、わかりやすい資料作成が可能になります。

見やすいプレゼン資料を作るコツ

わかりやすい構成を作ることができたら、さらにプレゼンの効果を上げるためにデザインやレイアウトも整えていくことも必要です。以下に見やすいプレゼン資料を作るコツを紹介します。

資料作成の原則

次に述べる原則を守ることで見やすい資料になります。

・1つのスライドで主張するメッセージを1つにする

・スライド内の文字数をできるだけ少なく簡潔なものにする

・具体的な数字や文字色、画像を効果的に使用して聞き手の興味・関心をひく見せ方を意識する

・スライドの装飾にこだわりすぎず、本当に必要な情報を過不足なく伝える

・常に聞き手の視点で考え、相手の状況や理解度に応じたスライドを作成する

レイアウトの基本

見やすい資料にするには次のようなレイアウトの基本も大切です。

・人の目の動きがZの形で動く「Zの法則」に合わせて、導線上に図表を配置する

・資料全体を通してスライドごとの文字や画像の配置を統一する

・文字や図形の色使いを増やしすぎず減らしすぎず、最大5系統の色を使用する

・文字や図表のサイズや間隔を調整して、充分な余白を残し見やすくする

・テキストや図表の位置や間隔をそろえて整列させる

以上のような基本を意識して作ることで見やすい資料になります。

資料作成代行サービスの利用もおすすめ

ここまで、企画書やプレゼン資料を自分で作成するために役立つ知識や情報をお伝えしました。ぜひ参考にしてご自身で資料作成にチャレンジしてみてくださいね。

とはいっても、プレゼンの発表まで時間がない、なかなか説得力のある効果的な資料が作れないといった問題も出てくるかと思います。そうした資料作成に困っているたくさんの方たちのために、近年では資料作成代行サービスが誕生しています。

資料作成は多くのビジネスマンにとって避けては通れない業務であり、手間と時間も決して少なくはないため、労働時間を圧迫していることが非常に多いです。

たしかに業務上の伝達手段として資料作成も重要なものではありますが、その作成のために多くのビジネスマンの貴重な時間が奪われ、本来もっと集中すべき業務にも支障が出てしまっているという事実があります。そうした背景から、昨今では資料作成業務をアウトソーシングする動きが高まってきています。

資料作成代行サービスを利用するメリットとして次のようなことが挙げられます。

・資料作成が不得意な方でもわかりやすい資料が用意できて、成果が出せる

・他社の事例を知り尽くしているコンサルタントから最適な論理構造やページ分割、文章の提案を受けることで構成の品質がアップ

・読み手に伝わりやすい高いデザイン性のある資料ができる

・資料作成の過程でコンサルタントと対話を重ねることにより、考えが整理され新たな気づきやアイデアが生まれる

・資料作成業務から解放され、他の業務に専念できるようになる

・構成やデザインを一度標準化することで、その後の効率化にも役立つ

また依頼先によって若干違いますが、依頼できる資料の種類も豊富です。顧客向けの提案書や営業資料、社内向けの事業計画書や企画書、講演・研修用の資料やマニュアルなどさまざまなので、あらゆる場面で代行サービスは利用できるでしょう。このように総体的なメリットを考えると、資料作成に困った場合にはプロに依頼するというのが非常におすすめです。

 

今回は、企画書などの資料を作成する際のポイントやコツ、そして資料作成代行サービスについても紹介しました。ゼロから取り組む方のために、企画書の重要性から事前準備、実際の構成の考え方まで網羅的に解説しました。ぜひ資料作成に取り組む際に参考にしてください。

また、それでも資料作成に困った場合には資料作成代行サービスが非常に有益のため、そちらもぜひチェックしてみてくださいね。

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