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考えが正しく伝わる!論理性の高い資料を作る流れを解説

公開日:2021/11/15  最終更新日:2022/09/12


あなたは「プレゼン資料を作ったが相手に伝わらない」や「こちらが意図している内容を理解してもらえない」と感じたことはありませんか。もしかすると、あなたのプレゼン資料は「論理性」が欠けているのかもしれません。この記事では、論理性が重要な理由と論理性が高い資料を作る流れについて解説するので、参考にしてください。

プレゼンに論理性は重要!

プレゼンの目的は説明を聞いてもらうことではなく、最終的に聞き手に何かしらの行動を起こしてもらうことです。行動を起こしてもらうためには説明や説得を行って納得してもらう必要があり、相手が納得して初めて行動に移されます。

人に正しく情報を伝えるためには「論理性」が重要で、うまく展開することできれば非常に大きな効果を発揮するでしょう。難しく聞こえるかもしれませんが、内容は単純で「課題」に対して「原因」を洗い出し、「解決策」を提示して「効果」を説明するだけなのです。文章にするとわかりやすく、4つの要素が「なぜ」「だから、どうする」「すると、どうなる」という言葉でつながります。

「なぜ」そのような課題が生まれるのかを検討すると原因が判明し、判明した原因は○○「だから、どうする」と解決できるのか、その解決策を実行「すると、どうなる」という具合です。これだけで論理的な説明ができているのです。この基本ルールを守るだけで論理的な展開ができ、非常にシンプルですが、これ一本でほぼすべてのプレゼンに対応できるのでしょう。

論理性の高い資料を作る流れ

論理的な説明の重要性がわかったところで、続けて論理性の高い資料を作るための構成や流れについて解説します。この論理構成を決める段階でビジュアルはまったく関係ありません。構成に集中するためにパソコンを使わず、メモ帳などに整理しながら考えるとよいでしょう。

構成を整理する

まず、プレゼン内容の全体構造を図示しましょう。書き出す内容は上で出た「課題」「原因」「解決策」「効果」を中心に、各項目の補足事項やつながりを洗い出していきます。この工程で読み手を理解させる内容について意識する必要はありません。あくまで自分の計画に沿って全体の把握と整理を行います。このときに、パワーポイントのページ構成や内容を決めておくと後工程が楽になるので、できる限り細かいところまで洗い出すことをおすすめします。

伝わりやすいよう順序変更する

次に、書き出した内容を相手に伝わりやすいように順序を変更していきます。プレゼンの流れや内容の優先順位、シナリオとしておかしいところはないか検討しながら順序決めを行いましょう。ここでは、先ほど洗い出した情報をそのまま並べ替えるだけでなく、読み手が理解しやすいように論理を組み立ててください。論理的に説明するためには「結論」、その結論に至った「理由」、結論と理由の「つながり」を必ず盛り込みましょう。どれか1つでも欠けると論理的な話は成立しません。

伝えたい内容をスライドに分解する

ここでようやくスライド作りを始めます。1枚のスライド内の情報が多くなると要点がわかりにくくなり、内容に対する意見が複雑化してしまうので、1スライド1メッセージを原則として内容を分解してスライドに落とし込みましょう。パワーポイントは紙媒体の資料などと違い、スライドごとに完結する構造になっていることが望ましいといわれています。

1つのスライドに伝えたいメッセージを書き込み、空いた部分には補足の文章や図表を書き込みましょう。余白があるからと他のページで書く予定のメッセージを書き込むと、それぞれの内容に対する意見が同時に示されることがあり、プレゼンのときに議論が複雑化する恐れがあります。

資料作成代行サービスの利用がおすすめ

論理性のある資料を作成する際に時間がかかりすぎたり、作りはしたがイマイチ内容がわかりづらかったりしていませんか。資料作成は思いのほか難しく期間がかかってしまうものです。このようなときは資料作成代行サービスを利用してみるのもひとつの手段ではないでしょうか。

資料作成のプロに相談することで、自分だけでは見落としていた重要なポイントが見つかるかもしれません。資料作成代行サービスの中には提出する資料が不充分でも、訪問やヒアリングを通して情報整理を行ってくれるところがありおすすめです。日常業務を行いながら資料を作成するのが困難な場合などに便利なサービスなので、検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

論理性の高い資料を作る流れとポイントについて解説しました。プレゼンで使用する資料や話し方が論理的なものであると聞き手が受け取りやすく、次の行動にも移しやすくなります。小さいポイントを押さえるだけで論的な説明になるので、基本ルールをしっかり覚えておきましょう。もし時間がないなどの理由で資料作成が困難な場合は、資料作成代行サービスを提供しているところがあるので検討してみるのもよいでしょう。

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