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なぜか伝わらない!わかりにくい資料に見られる5つの特徴とは?

公開日:2021/10/15  最終更新日:2022/09/12


あなたはプレゼン資料や説明書などの資料を読んでいて、内容が理解しづらいと感じたことはありませんか。また、あなたが作成した資料は読む人にきちんと伝わっているのでしょうか。わかりづらい、伝わらない資料には特徴があります。この記事でわかりにくい資料の5つの特徴と改善するポイントを説明するので参考にしてください。

情報が多すぎて結論がわからない

内容がわかりにくい資料の特徴は「情報が多すぎる」ことです。せっかく作る資料なので、経緯やプロセスなど伝えたいことはたくさんあるかもしれません。しかし、相手が知りたいこと・相手に伝えたいことは最終的な結果とその根拠ではないでしょうか。用紙一面にびっしりと文字が書かれていると読む気がなくなるように、資料は一言一句じっくり読み込まれることはありません。

情報量が多すぎる資料は読むのに時間がかかり、かつ内容を理解するのにさらに時間がかかってしまいます。有益な情報が書かれていたとしても、情報量が多過ぎる資料は敬遠されがちです。伝わりやすい資料は、情報を理解するまでの時間ができるだけ短くなるようにわかりやすくまとめてあります。自分が伝えたいことを簡潔かつ的確にまとめて、作成している資料に記載するべきなのかを問いかけてみましょう。

読む人をイメージできていない

当たり前のことですが、資料を作成するときは誰が読むかをイメージしなければなりません。極端な例ですが、おいしいラーメン屋さんを探している人にラーメンの作り方を説明しても興味を持たないのと同じです。資料を作る側がいくら熱意も持って伝えようとしても、読む人のイメージができていないと的外れなものになってしまいます。

資料を読むのは「自分」ではありません。誰がどんな目的で読む資料なのかをよく考えたうえで、相手の年齢に合わせて文字のサイズを変えたり、相手の目的に合わせて書類のタイトルを考えたり、または情報の具体性を調整するなどの配慮が必要不可欠なのです。

読む人が行動できる内容になっていない

あなたは問題提起だけを行い結論や解決策が書いてない資料を見たらどう思いますか。恐らく「それで、どうすればいいの?」と感じるのではないでしょうか。わかりにくい資料は「自分がいいたいこと」ありきで、それに関係する情報を「自分がいいやすいように」つなぎ合わせて組み立てるというやり方で作られています。自分本位のいいたいことだけを伝える資料は、他の人が見て意味がわからないものになるのは当然です。

反対に、わかりやすい資料は読む人の目線で作られています。結論ははじめにわかりやすく書かれ、解決策や行動内容も明確にされています。また、行動内容も1つだけではなく複数案を提示して、読む人にと選択させるような工夫がされているようです。

構成がまとまる前に、資料を作り始めている

資料作成を行うときに「こんな感じの構成にして、あとは作りながら考えていこうかな」と曖昧なままで作成を始めていませんか。構成がまとまる前に資料を作り始めると、中身を洗練させることよりも文字の配置や装飾、画像選定などに集中してしまい、本来伝えたかった内容が疎かになってしまう場合があります。時間をかけて仕上げた資料をチェックしてもらってNGだと、かけた時間がすべて水の泡です。資料作成の際は構成の段階でしっかりと伝えたいことをまとめ、内容を精査してから作成に取り掛かりましょう。

数字による根拠がない

相手に伝わりやすい資料を作るには数字は欠かせません。数字は読む人に情報をわかりやすく伝えるうえで非常に大切で、数字がないと文章の具体性や説得力がないものになってしまいます。たとえば、電話を受けて折り返し返事をしなければならない状況になったとしましょう。

このときに「あとで連絡します」という場合と「○日の○時ころに連絡します」という場合ではどちらが具体的でしょうか。時間を指定することで「あとで」の人による受け取り方が変わり、誤認を防ぐ効果もあります。あなたが作成する資料は、数字を入れて根拠を持たせてものになっているでしょうか。

文章の中に「多い」「少ない」というようなあいまいな表現があれば、具体的な数字に置き換えるだけでグッと理解されやすい記事になります。ただし、数字は適当なものでなく、根拠があるものにしてください。なるべく最新の情報で正確な数字を使用することで信ぴょう性も増すでしょう。

まとめ

わかりにくい資料の5つの特徴を詳しく解説しました。ただ、頭ではわかっているのに実際に資料作成をするとうまくいかない方もいるのではないでしょうか。このような場合は、資料作成代行サービスを利用する手段が手軽でおすすめです。伝えたい内容とターゲットを明確にし、必要な資料を提出するだけで目的に合った資料を作成してもらえるので、資料作成代行サービスを利用することを検討してみてはいかがでしょうか。

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