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伝わりやすさが格段に上がる!資料に図解を入れるメリットとは?

公開日:2021/09/01  最終更新日:2022/09/12

「資料やプレゼンをわかりやすくするために図解を入れたい」と思ったことがある方は多いのではないでしょうか。図解を用いたわかりやすい説明は、最近さらに注目されています。しかしせっかく図解を用いても、目的や効果を理解していなければ有効に活用することはできません。ここでは、伝わりやすさを上げる図解の活用法についてお伝えします。

図解とは?

図解について説明する前に、「図」と「図解」の違いについて見ていきましょう。「図」というのは図形やアイコン、文をまとめた集合体などを指す言葉です。図形には、たとえば丸や三角形、四角形などがあります。

アイコンというのは記号を意味する言葉で、身近なところでいうとお手洗いにある男女マークや車椅子マーク、駅などにある電車のマークなどがあります。文をまとめた集合体というのは、ここまでに説明した図やアイコンの説明のためにつける文章になります。

「図解」は、これらの図形、アイコン、文の集合体を用いた図のなかで、伝えたいことを視覚的にわかりやすく整理し、表現したものになります。複雑な内容であっても、できる限りあらゆる人に一目で伝わるように工夫された表現、それが「図解」です。

わかりやすい図解の特徴

「図解」は、図やアイコン、文を使って情報を整理し、見る人にわかりやすく伝えるための表現手法です。せっかく図解を用いても、その図解がわかりづらいものになっていては本末転倒といえます。

それでは、どうすればわかりやすい図解を作成できるのでしょうか?実は、わかりやすい図解には2つの特徴があります。その特徴とは、「伝えたいことと、そのターゲットを明確にしていること」「1つの図解につき、1つのテーマに絞ること」です。

まず、1つ目の「伝えたいことと、そのターゲットを明確にしていること」について具体的に説明します。「図解」の目的はなにより「見る人に一目でわかるように情報を伝えること」なので、「誰に」「何を」伝えたいのかをはっきりさせておくことが重要です。

「その図解を理解してほしいのは誰なのか(部下、顧客、取引先など)」「その図解で何を伝えたいのか(値段、性能、デザイン、有効性など)」をはっきりさせなければ、情報の散らばった図解ができてしまうでしょう。

次に「1つの図解につき、1つのテーマに絞ること」について、具体的に説明します。先ほどもお伝えした通り、図解を「見る人に一目でわかるように」するためには、要素を絞る必要があります。なぜなら、たくさんの情報が一つの図解のなかに混在していると、一目で理解することは難しくなるからです。要素は可能な限り絞り、もっとも伝えたい1点に絞ると効果的です。

わかりやすい図解を資料に入れるメリット

わかりやすい図解を資料に入れるメリットには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。ここでは主なメリットを6つお伝えします。

メリット1.口頭や文章では伝えにくい情報を伝えられる

図解を用いることによって、統計的なデータなどの口頭や文章だけでは伝えにくい文章をわかりやすく伝えることができます。折れ線グラフや円グラフを思い浮かべてもらうと想像しやすいのではないでしょうか。

さらに、伝えたい情報の全体像を一目で示せるため、解釈の食い違いや誤解を防ぐことができます。

メリット2.プレゼンテーションの質が上がる

図解をまず見てもらい、全体像を理解してもらってからプレゼンを行うことで、参加者が理解しやすい、質の高いプレゼンテーションを行うことができるようになります。

口頭や文章だけで、誤解なくすべての情報を伝えるのは難しい作業ですが、図解を用いることで伝わりやすく説得力あるプレゼンに近づけることができます。

メリット3.新しい気づきやアイデアが生まれやすくなる

図解を作成することで視覚的に情報が整理され、新しい気づきやアイデアが生まれやすくなります。図解は他者にわかりやすく伝えるためだけでなく、自分自身に新たな視点をもたらすものとして使うこともできるのです。

新しい気づきやアイデアの発生をうながす手法として、オズボーンのチェックリストやマンダラートといったものが知られています。

メリット4.情報の相違点、共通点やイメージを伝えやすくなる

図解を用いることで、扱う情報の相違点や共通点をわかりやすく伝えることができます。口頭や文章だけではイメージしにくい内容でも、図解でリストなどを使って示すことで、言語化しにくいイメージも簡単に共有することが可能です。

メリット5.解釈の違いを引き起こしにくい

口頭や文章だけの伝達では、受け手によって解釈がズレてしまう場合が多くあります。たとえば、「急ぎでお願いします」といわれても、受け手によっては今日中と思う人もいるでしょうし、1週間以内くらいかなと思う人もいるでしょう。

しかし、図解で示すことでそういった情報を理解しやすく示すことができるうえ、見返すことも容易になります。ルーティンの作業やマニュアルにできるものは、図解を入れた資料を作ることで見る人の理解度があがるうえ、教える人も楽になるでしょう。

メリット6.イメージとして、自分事化して理解しやすい

口頭や文章だけだと、頭の中でイメージ化して落とし込みにくい情報もあります。図解であれば既に図としてイメージになっているので理解しやすく、自分事として考えてもらいやすいでしょう。そうすることで、結果的にこちらの話に集中して向き合ってくれる確率が上がります。

 

ここまで「図解とは何か」「わかりやすい図解の特徴」「わかりやすい図解を資料に入れるメリット6つ」についてお伝えしました。せっかく資料作りやプレゼンテーションを行うのであれば、聞く人にしっかり理解してほしいですよね。そのためには、「誰に」「何を」伝えたいのかをはっきりさせた図解を用いるのが非常に効果的です。聞く人に伝わる資料作り・プレゼンを行うために、お伝えした情報を参考にしてみてください。

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