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資料作成代行サービスはなにを基準に選べばいい?押さえておくべきポイントを解説

公開日:2022/05/15  最終更新日:2022/09/12

資料作成

相手に伝わる資料作成のためには、文章力やデザイン力が必須です。しかし「魅力的な資料を作成したいと思ってもなかなか時間が取れない」「パワーポイントが苦手」と悩む方もいるでしょうか。そこでおすすめなのが資料作成代行サービスです。今回はなにを基準にサービスを選べばよいのか、また、押さえておくべきポイントを解説します。

資料作成代行サービスを利用すべきメリット

昨今では、法人個人を問わず、パワーポイント資料の作成を外注するケースが増えてきています。パワーポイント資料作成代行サービスの選び方や利用したい企業が得られる代表的なメリットをみていきましょう。

自身の業務に専念できる

資料作成は、企画構成を作り、原稿を考え、グラフを作成しなければならず手間と時間がかかります。さらに細かいデザインに凝り始めると、満足のいく資料になるまで膨大な時間がかかってしまいます。

そして、自身の業務に手が回らなかったということもあるでしょう。資料作成も大事な業務ではありますが、生産性の低い業務に従事するよりも、資料作成を外注し、アな業務に集中する時間を作ることで優先度が高いといえます。

クオリティの高い資料ができる

プレゼンの成功と失敗には、パワーポイント資料のクオリティも大きな要因の一つです。ただグラフや文字をならべただけの資料では伝えたいことを伝えることはできません。

わかりやすく資料に盛り込むことは、一定のスキルとセンスが必要といえるでしょう。資料作成のプロに外注することで、自分では作れないようなわかりやすいデザインの資料を作成してくれます。

社外から新しい知識や技術を取り込める

今まで社内で行っていた作業を資料作成代行サービスに依頼することで、これまでになかった新しい発想や知識、技術、意見などを発見できます。

その中でも専門的な知識や技術を持った人がたくさんの新しい風を取り込むことができるでしょう。そうする中で、業務の幅が広がり、新しいサービス展開の可能性が広がります。

資料作成代行サービスの選び方のポイント

資料作成代行サービスには、パワーポイントの資料作成をメインに、また資料作成研修プログラムやデータ分析ツールの導入サポート事業など得意としているサービスがあります。

では、どんな選び方をすればよいのでしょうか。ポイントをまとめてみました。

売り上げを上げたい

資料作成では年間売り上げ30%アップや、1億円規模の案件受注など企業によってさまざまです。提案の確度を上げたい企業や経験のない分野で成果を出したいという方には資料作成代行サービスを利用するとよいでしょう。

読み手の意思決定を重視

優秀なコンサルタントがヒアリングを行うことで課題と目的を明確にし、読み手の意思決定や行動を促すパワーポイント資料を作成してくれます。

結果を出すために、アイデアをわかりやすく伝え、相手の心を動かすことが大切です。そのためには、資料に盛り込む情報の精査から、構成、デザイン、文章力など、伝えるための専門スキルが必要となります。

価格と質のバランス重視

資料作成代行サービスに出せる予算に限りがあります。質が高いことに越したことはありません。しかし、同じ品質のものをより低価格で作成してもらえるのであれば、そのほうが企業も助かります。自社で作成する場合と依頼する場合の費用を比較し、質とのバランスをよく検討しましょう。

クオリティはもちろん納期スピードも重要!

質や安定性を求めるのであれば、やはり専門業者へ頼むのが安心といえるでしょう。もちろんプロの業者に依頼をする分、費用は割高になってしまいます。

しかし、資料作成代行サービスのポイントは納期スピードです。資料が早急に必要な場合は、質、安定性そして、納期スピードが何よりも重要な検討ポイントになるでしょう。

納期の確認

いつまでに資料を作成できるかといった納期を確認することはとても重要です。納期は、資料が必要な日から逆算して、依頼のタイミングと納期を明確にしておきましょう。

依頼前に料金や見積り、事例の問い合わせを行います。担当者のコミュニケーション力や資料の修正依頼などを考慮し、納期を早めに設定すると失敗が少なくなります。

スムーズなコミュニケーション

資料作成依頼では、代行サービスの担当者とのスムーズなコミュニケーションも重要ポイントといえます。コミュニケーションに問題があると、いくら依頼主が正しい情報をインプットしていても、ピントのズレた資料になってしまうケースもあります。

またレスポンスが遅い担当者の場合、納期に間に合わない可能性もありますので、レスポンスのスピード感をチェックしておくと安心です。

余裕を持った依頼

資料作成代行サービスの中には、翌営業日納品から対応している企業もあります。しかし、納期スピードが短すぎると、十分に意思疎通を図ることができないため、意図と異なる資料が上がってくる可能性があります。

その結果、修正依頼に時間が取られてしまうといった事態になりかねないので注意しましょう。

 

資料作成代行サービスでは、なにを基準に選び、そして押さえておくべきポイントを解説いたしました。相手に伝わる資料作成のためには、文章力やデザイン力が必須です。そして、クオリティの質はもちろんですが納期のスピードも重要でした。資料作成代行サービスに依頼することで、これまでになかった新しい発想や知識、技術、意見などを発見できます。業務の幅や、新しいサービス展開の可能性が広がるでしょう。

 

 

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