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ワードで資料作成するメリット・デメリット!わかりやすくまとめるコツとは?

公開日:2021/11/01  最終更新日:2022/09/12


ビジネスマンにとって資料作成は必ずこなさなければいけない業務といっても過言ではありません。ところが、資料作成に利用できるソフトウェアは多岐にわたるため、実際のところどれを利用するべきなのかがイマイチわからないという人は多いものです。そこで今回の記事では、「ワード」での資料作成について詳しく解説します。

ワードで資料作成するメリット

ワードは文書を作成するためのソフトウェアです。そのため、資料作成の際はワードを利用するメリットが複数あります。

まず、ワードは「長文入力を自動的に美しく行うことが可能」です。たとえば、資料作成に利用できる別のソフトウェアとしてエクセルがありますが、エクセルは何行にもわたる長文を入力する際に1行ずつ分けてセルに入力をするというようなケースがよくあります。ところが、この方法では後から修正を行った際に文字数がまちまちになり、レイアウトが崩れてしまうことも多いです。

その点、ワードであれば何行にもわたる長文であっても自動的に次の行へと折り返しが行われるため、文字数を気にせずに美しいレイアウトを施すことができます。もちろん、後から修正を行って文字数に変動がある場合にも、自動的にレイアウトが保たれるため問題はありません。

また、ワードでは見出しや本文などをあらかじめマークアップしておけば、目次の作成も容易です。入力内容の誤字や脱字をチェックする場合においてもエクセルのセルのような単位の設定がないことから、簡単に検索や置換を行うことができます。

加えて、画面に表示されている内容の通りに印刷できるという点もワードで資料作成を行うメリットです。資料作成にはさまざまなソフトウェアを利用できますが、意外にも画面に表示されているレイアウトをそのまま印刷できるように配慮されているものは少ないため、紙に出力してみると想像していた仕上がりになっていないということがよくあります。

その点、ワードは画面に表示されているレイアウトを損なうことなく出力できるため、紙の資料を配布するというような状況においても非常に使いやすいソフトウェアといえるでしょう。

ワードで資料作成するデメリット

ここまでワードでの資料作成についてメリットを紹介してきましたが、次はデメリットにも目を向けてみます。ワードでの資料作成におけるデメリットとは「自動調整が効き過ぎてしまう」「応用するには知識が必要」という2点です。

「自動調整が効き過ぎてしまう」ことに関しては、たとえばワードは入力をしていると文章を1行ずつに分けなかったとしても自動的に次の行へと折り返しが行われ、レイアウトが崩れないように調整してくれます。こういった自動調整が効き過ぎる余り、もしかすると自分が思っていた調整とは異なる調整が行われる恐れがあるでしょう。

そして、思いどおりの調整が行われるようにするためにはワードの応用が必要です。ワードは基本的な操作に限っていえば直感的に操作をすることが可能ですが、「応用するには知識が必要」になります。これはワード以外のソフトウェアにもいえることではありますが、できる限り自分の理想に近い資料を作成しようと考えた場合には、ワードを応用するための知識を身につけなければならないでしょう。

ビジネスマンは資料作成以外にもたくさんの業務を抱えていることが多く、資料作成のためだけにワードの知識を追求する時間を取るのは難しいかもしれません。どのソフトウェアも同様の傾向にはあるものですが、ある程度の知識を収得するまでは使いこなすのが難しいという点はワードが抱えている課題といえるのではないでしょうか。

ワードでわかりやすい資料を作るコツ

特別な技術を持っていなくても基本的な操作だけで資料作成をしやすいワードですが、コツを掴むことでより質の高い資料作成が可能となります。ワードでの資料作成において掴むべきコツは「統一感」と「余白」です。

「統一感」については資料全体のベースカラーを決定することで引き出すことができます。資料のテーマや会社のイメージカラーを参考に背景色や下線の色、明示したい部分のなどをまとめることで資料全体がわかりやすい印象に仕上がります。

「余白」に関しては字間や行間、図表の上下左右にゆとりを持たせることから始めてみましょう。文字や図表が詰まっている資料は情報量が多い印象を与えることができますが、一方で窮屈で読みづらくなってしまいがちのため、見る人の集中力がそがれてしまう恐れがあります。そこで、見やすさ・わかりやすさを損なわないように、ある程度の余白を設けることが効果的です。「統一感」や「余白」を意識するだけでも資料の質がぐっと高まるので、ぜひ実践してみてくださいね。

 

今回は「ワード」での資料作成について詳しく解説しました。ワードでの資料作成にはメリットが多く、特別な技術を持っていなくても基本的な操作だけで資料作成をできます。また、ちょっとしたコツを掴むだけでも質の高い資料を作成できるため、資料作成のソフトウェアに迷っている方は、ぜひ一度ワードを利用して資料作成を行ってみてはいかがでしょうか。

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