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効果的に伝わる!グラフを用いてより見やすい資料を作るポイント

公開日:2021/11/15  最終更新日:2022/09/12


グラフを用いることで資料の質は向上します。ただし、グラフであれば何でもよいのかというとそういう訳ではありません。では、伝えたい内容を効果的に伝えることができるグラフの用い方とはどのようなものなのでしょうか。今回の記事では、グラフを用いてより見やすい資料を作るポイントについて解説します。しっかり要点を押さえましょう。

資料作成の際は、なるべくグラフを利用するとよい

たとえばサービスの利用率や月ごとの売上高・営業利益など、数値データを表やグラフとして可視化することは、見る人の理解を助ける非常に有効な方法です。中でもグラフを用いた数値データの可視化は、見る人が一目見ただけで伝えたい内容をイメージできるため、表による可視化よりもさらにわかりやすく内容を伝えることができます。

また、グラフには棒グラフや線グラフ、円グラフなどの種類があり、伝えたい内容に最適なものを選ぶことが可能です。たとえば項目別に数値データを比較する場合や時系列の推移を伝えたい場合には棒グラフ、構成比を示したい場合には円グラフといったように、グラフの特性を把握することでより内容が伝わりやすい資料を作成できます。

資料にグラフを入れるときのポイント

資料にグラフを入れるときには、以下の5項目がポイントになります。具体的に一つひとつチェックしていきましょう。

■1スライドに入れるグラフはひとつまで

まず、1スライドに入れるグラフはひとつまでに絞ります。なぜかというと、1スライドに複数のグラフを入れてしまうと見る人の注目が分散してしまうため、本当に伝えたい内容が伝わりにくくなってしまうからです。また、1スライドに複数のグラフを入れるということは、物理的な問題でグラフのサイズを小さくする必要があります。視認性の低下は資料の見づらさに直結するため、1スライドに複数のグラフを入れないように注意しましょう。

グラフは左、説明書きは右に記載

資料にグラフを入れる際には、グラフと説明書きの配置にも気を配ることが大切です。人間の脳は、左側にビジュアルやイメージ(グラフ)、右側に文字や論理(説明書き)を配置した方がスムーズに理解ができる仕組みになっています。そのため、原則として「グラフは左」「説明書きは右」という風に覚えておくとよいでしょう。

シンプルさを意識する

資料に入れるグラフそのものに関しては「シンプルさを意識すること」がポイントです。たとえば売り上げについて前月比をグラフで示したい場合、比較したい2カ月分の数値データをグラフに落とし込めば伝えたいことが伝わります。もしもここで比較したい2カ月の前後の月の数値データまで落とし込んでしまうと、見る人はグラフから何を読み取ればよいのか迷ってしまい、伝えたいことがすぐには伝わらない資料になってしまうので注意が必要です。

また、グラフにする数値データ以外の箇所では、罫線や目盛りのようなデザイン部分も極力そぎ落とし、できるだけシンプルな外見になるよう意識しましょう。それだけで見る人が瞬時に理解できる見やすい資料に仕上がります。

波線グラフや3Dグラフは使わない

グラフの中でも扱いやすい棒グラフは、資料作成においても非常に使い勝手がよいものです。ただし、数値の増減を際立たせるために使われることが多い「波線」や奥行きが出てスタイリッシュな印象の「3D」については使わないようにしましょう。

なぜかというと、波線や3Dを使用した棒グラフは実際の数値が読み取りづらく、見る人に印象操作をしているような疑念を抱かせる恐れがあるためです。代わり映えがしないとしても、波線や3Dは使用しないことをおすすめします。

円グラフの色づかいに注意

全体の構成比を示すのに効果的な円グラフは、色づかいに注意が必要です。たとえばサービスについて年代別の構成比を円グラフに落とし込み「ある特定の年代が最大の顧客層である」ことを示すとします。このとき年代ごとに色分けを行いますが、色づかいをカラフルにしてしまうと、最も伝えたい内容の部分が伝わりづらくなってしまうのです。

このような場合には、見る人に注目してほしい最大の顧客層である特定の年代の部分にのみわかりやすい着色を行い、その他の年代についてはグレースケールにするといった工夫をすることで、内容が伝わりやすい円グラフに仕上げることができます。

 

以上のような5つのポイントを押さえることで、グラフを使った資料がより見やすいものになります。慣れない内は網羅するのが大変かもしれませんが、覚えておいて損はないためぜひチェックしてみてください。

資料作成代行サービスの利用がおすすめ

ここまでグラフを用いる資料について、どのように作成をすればより見やすく仕上げることができるのかを解説してきました。とはいえ、以上の内容を一度見ただけで覚えて実践するのはなかなか大変です。

また、他の業務もあり、資料作成に取り組む時間が取りづらいという方も多いでしょう。そんなときには資料作成代行サービスの利用をするのがおすすめです。資料作成代行サービスに依頼をすれば、より見やすいグラフを用いた質の高い資料をすぐに作成してもらえますよ。

 

今回は、グラフを用いてより見やすい資料を作るポイントについて解説しました。ポイントをきちんと押さえることで、誰でも資料の質を上げることが可能です。身に付けるまでに時間はかかるかもしれませんが、ぜひこの記事を参考に、グラフを使いこなしたより見やすい資料を作成してみてくださいね。

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