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資料作成代行サービスを利用するときの注意点とは?依頼する際のコツも紹介

公開日:2021/11/15  最終更新日:2022/09/12


慣れないソフトを扱わなければならず思うように作業が進まない場合や、そもそも資料作成にあてる時間が取れない場合など、資料作成には何かと壁が立ちはだかりますよね。そんな時にぜひ利用したいのが、資料作成代行サービスです。今回は、資料作成代行サービスを利用するときの注意点やコツについて、詳しく解説していきます。

資料作成代行サービスの利点

資料作成代行サービスを利用することで得られるメリットは、大きく分けて2つあります。1つは、資料作成に時間を割く必要がなくなること。もう1つは、プロが手掛けたクオリティの高い資料を入手できることです。

日本におけるビジネスマンは、なんと月間労働時間のおよそ三割を資料作成にあてているといわれるほど、資料作成に時間をかけています。言い換えればそれだけプレゼンや提案の場において資料が重要であるということでもありますが、残念ながら資料作成の業務自体は利益に直結するわけではないものです。

日本の大手企業の中には「ノーミィーティング・ノーメモ」を掲げている企業もあるように、営業活動やマーケティング活動などの利益に直結する業務に注力する方が生産性は向上すると考えられています。資料作成代行サービスを利用すれば資料作成に充てる時間を別の業務に充てることが可能になるため、売り上げや成果といった利益そのものをアップすることが期待できるでしょう。

また、資料作成代行サービスを利用することによってできあがる資料は当然プロの手によるものです。誤字や脱字といった初歩的なミスを防ぐことができるのはもちろん、資料を通して伝えたいことをわかりやすく印象に残るように、プロならではの技術力でまとめてもらうことができます。

つまり、資料作成代行サービスを利用すれば、自分が利益に直結する業務に注力している間に、その努力を後押ししてくれるような良質な資料ができあがるのです。これは、資料作成代行サービスの大きな利点といえるでしょう。

資料作成代行サービスを利用する際の注意点

利点が大きい資料作成代行サービスですが、利用の際には注意するべき点があります。それは、セキュリティ面についてです。資料の作成を代行してもらうということは、どうしても資料に載せる内容を外部に委託するということになります。

そのため、たとえば金融業界のようなコンプライアンスが非常に厳しい業界や、社内でも特定の役職者しかアクセスできないような極秘情報を取り扱う場合など、資料作成代行サービスへの情報の開示自体ができないケースがあります。開示する自社の情報について、予定している用途以外で使うことを禁止したい場合に締結する「秘密保持契約」を締結するという方法も取れないわけではありませんが、残念ながら契約を締結するために必要な準備をする時間を資料作成にあてた方が効率的です。資料を作成するタイミングは重要な会議のような場以外にも、日々の業務内にレポート作成のような形で入り込んでくることも多いものです。

そういった細々したすべての資料作成を代行してもらうというのはコストパフォーマンスから見ても現実的ではありません。そのため、どうしても外注することが難しい内容に関する資料を作成する場合には、資料作成に関する自分自身のスキル向上の機会だと割り切り、状況に応じて上手に資料作成代行サービスを利用するようにしましょう。

資料作成代行サービスへ依頼する際のコツ

資料作成代行サービスを利用する際は、満足度を高めるコツを掴んで依頼をするのがオススメです。「依頼する作業の範囲」「目的に合うかどうか」2点を意識することで、より理想に近い資料を入手できます。

依頼する作業の範囲については、資料の作成を代行してもらう上で、どこからどこまでの作業を依頼するのかという部分です。たとえば、図や表などの素材は自分で作成をしてデザインや構成を中心に依頼をするのか、図や表などの素材も含めすべての工程を依頼するのかによって、かかる費用や求めるべき技術力は大きく変わるため注意しましょう。

目的に合うかどうかについては、費用や技術力を含め、どれだけ自分の理想に近い資料作成を行ってもらえるのかという部分です。これは依頼をする作業の範囲にも関わることですが、たとえばデザインや構成を中心としている資料作成代行サービスにデータの可視化から依頼をした場合、どこか理想とは違う資料に仕上がってしまうかもしれません。資料作成代行サービスは、サービスの提供元ごとに強みも異なるため、自分がどんな資料を用意したいのかを明確にし、目的に合ったところに依頼をできるように気を付けるとよいでしょう。

 

今回は、資料作成代行サービスを利用するときの注意点やコツについて、詳しく解説しました。資料作成代行サービスは上手に利用をすることで、売り上げや成果といった利益そのものをアップすることにつながります。皆さんもこの記事を参考に、依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

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