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知っておくと便利!オンライン商談で簡単に資料を共有する方法!

公開日:2022/04/15  最終更新日:2022/09/12


テレワークなど働き方の多様化が進み、オンラインで商談することも増えてきました。しかしオンラインでの商談は直接する商品やサービスを紹介する商談とは違い、資料などをすべてデータ化していなければいけません。慣れていなければ準備に時間をとられることもあるでしょう。そこで、オンライン商談に便利な資料の共有方法について解説します。

画面共有を積極的に活躍しよう

事前にメールで資料を送るのもよいですが、商談前に確認してもらえなかったり、パソコンのスペックが低くてデータを開きながら会話することが難しかったりすることもあります。

そこで便利なのが画面共有です。オンライン商談ではTeamsZoomがよく利用されますが、どちらでも画面共有は可能です。画面共有とは相手のデスクトップ画面や資料画面を共有することで、話し手と聞き手が同じ画面を見られる機能のことです。

同じ画面を見ていればどの部分について話しているかが分かるため、間違った解釈を減らすこともできます。基本的にはホストである話し手が画面共有機能を使用できますが、権限を与えればホストではない参加者(聞き手)が画面を共有することもできます。

画面共有の方法にはいくつか種類がある

画面共有には4種類あります。デスクトップの共有だけでなくほかの便利な共有機能もあるため、活用してオンライン商談を効率よく進めましょう。

■デスクトップ共有

一番よく知られているのはデスクトップ共有ではないでしょうか。デスクトップ全体の画面を共有する機能のことで、複数のデータを開きながら話すことも可能です。自分が見ている画面がそのまま相手に共有できるため、どの部分を見ているかよく分かることがメリットでしょう。

ただし、見られたくない部分が見えてしまう可能性があることもデメリットです。見られてはいけないメールの画面や、趣味全開の背景画像が見られないように注意しましょう。

■ウィンドウ共有

選択したウィンドウのみ共有したい場合は、ウィンドウ共有が便利です。自分のデスクトップには複数のウィンドウを表示できますが、共有画面では選択したウィンドウのみが表示できます。複数のウィンドウを開きながら共有したいときや、台本を見ながら話したいときに便利な機能です。

■ホワイトボード共有

オンラインのホワイトボードを共有する機能がホワイトボード共有です。文字や図を自由に書き込むことができます。会議の書記だけが書き込む場合もあれば、参加者全員で書き込むこともできます。図や文字で説明したい会議では便利な機能です。

iPhoneiPadの画面共有

iPhoneiPadの画面共有も可能です。AirPlayを利用して画面をミラーリングすれば簡単に共有できます。現地で調査しながら会議に参加する場合などに便利な機能です。

画面共有の際に気をつけたいことは

在宅ワークをしている方は自宅のPCで会議に参加することもあるでしょう。その会議で画面共有をするときにはいくつか気をつけておくべきポイントがあります。訪問客に対してランドリールームなど片付いていない部分を隠すように、パソコンの画面も上手に隠す必要があります。

■検索やブックマークの非表示

自宅のPCはプライベートで使っている方も多いのではないでしょうか。そんなPCで画面共有すると、背景写真だけでなく検索履歴やブックマークまでもが公開されてしまう恐れがあります。「こんなものを探しているんだな」「こんなサイトを登録してるんだ…」と私生活が丸出しになり会議後にコソコソと噂されるかもしれません。

他人に見られたくないプライベートな部分は検索やブックマークなどにも注意して隠しましょう。LINEなどSNSの通知がすぐに画面上に表示されるよう設定している方は、タイミング悪く通知が来ることもあります。会議の集中力を保つためにも、そうした通知もオフにしておきましょう。

■予測変換機能をオフにする

画面共有をしながら文字を入力しようとすると、プライベートな予測変換が出てきてしまうときがあります。たとえば好きなアイドルの名前、探している商品・サイトなど、見られると恥ずかしいものもあるはずです。そうしたリスクを回避するためには、予測変換機能をオフにしておきましょう。

MicrosoftIMEの予測変換機能はデスクトップのツールバーにあるアイコンから簡単に変更できます。アイコンを右クリックして「設定」画面から「詳細設定」を選択し、「予測入力」の設定にある「予測入力を使用する」の欄のチェックを外しておきましょう。「OK」をクリックすれば完了です。

■メール画面を出さない

会社のメールを転送しているのであれば、社外秘のメール内容が見られてしまう可能性もあります。「メール画面を開きっぱなしにしていてうっかり内容を漏らしてしまった…」とならないよう、画面共有する際メール画面を閉じておきましょう。メール画面を見ながら共有したい場合は、ウィンドウ共有するなど工夫してください。

 

オンライン商談や会議などで使える、便利な画面共有機能について解説しました。画面共有は自分が見ている画面を共有できることがメリットですが、同時にデメリットでもあります。画面共有をする際は表示されてはいけないものがないか、事前にしっかりと確認する・削除しておく・設定を変更しておくなど、対策をしておきましょう。

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