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早く簡潔に!要点が伝わる報告書を作るときのポイント

公開日:2021/09/01  最終更新日:2022/09/12

ビジネスマンには業務報告書や研修報告書など、事あるごとに報告書の作成が求められる場面があるかと思います。そんなとき、「とにかく時間がかかる」「上手な報告書が書けない」とお悩みの方も多いでしょう。そこで今回は、要点が伝わり評価される、しかも早く書ける報告書の作り方のポイントについて紹介していきたいと思います。

報告書の構成は?

体系立てた文章を書くとき全般にいえることですが、早く効率的かつ論理的に仕上げるためには、まず構成を作ることが大事です。構成という大まかな枠を決めてから書くことで内容が逸脱することがなくなるうえ、スムーズに書けるようになりスピードも上がります。

また構成が整っているだけで、読みやすさも違ってきます。そのため、報告書を作るときは、いきなり書き始めることはせずに、まずは構成を作ることをおすすめします。それでは報告書の構成のやり方を紹介します。

テンプレートに沿って日時・名前などを記入

会社には一般的には報告書の決まった様式があり、エクセルやワードのテンプレートが用意されていることが多いので、その様式に従って日時などの所定の項目を記入していきます。もしテンプレートがない場合は日時・宛名・表題などの欄を設けた書式を作成します。

構成の基本は「表題・要旨・詳細」

報告書は基本的に、「表題・要旨・詳細」の3層構造で構成していきます。一番上に報告書全体を一言で表す「表題=タイトル」を、その下にポイントを3つ程度にまとめた「要旨」、最後に具体的に説明する「詳細」を記していきます。「要旨」は増えすぎると伝わりづらくなるので、3つくらいに絞ると効果的です。

伝わる文章にするために内容は「表題・要旨・詳細」の順番で書いていくことがおすすめですが、書きにくいと感じる場合には書きやすいところから埋めていくのでもよいでしょう。

「事実」と「自分の意見」を分けて書く

わかりやすい報告書にするには、「事実」と「自分の意見」を分けて書くことがポイントです。

1つの章に客観的な事実と自分の意見を混同してしまうと、読みにくくなったり信憑性も低下したりしてしまいます。そのため、報告書に「自分の意見」を入れたい場合には、「所見」や「所感」といった項目を別に設けて記述するとよいでしょう。

ちなみに報告書の目的によっては、客観的事実のみの記述で足りる場合もあるので、無駄に意見を入れて冗長なものにならないように気をつけたいところです。

報告書を作るときのポイント

次に報告書の内容を作成する際のポイントについて解説します。

報告書の目的を意識する

報告書は、つねに読み手の求めていることをテーマにして簡潔にまとめる必要があります。読み手は何を知りたいのか、何のための報告書なのか、必要な情報がしっかりと簡潔に表現できているか、といったことを意識し注意しましょう。

そのため、読み手がどんな立場の人であるかによって、報告書の内容も変えなければなりません。読み手が現場の状況を知りたい社長や役員であれば、現場の意見である「所見・所感」が必要な場合もあるうえ、上司や先輩が相手であれば詳しい状況説明が求められたりもします。

報告書はつねに読み手にとって最適なものを提供するように心がけましょう。

結論ファースト

ビジネスはスピードが大事なため、真っ先に結論を述べましょう。とくに上司や社長ともなると日々たくさんの報告を受けて処理していく必要があり、早く結論を知りたがっています。

そのためにも報告書を見たらすぐに理解できるように、結論を最初にもってきて要点をしぼった内容にすることが大事です。またその際には、数字などを使って説明するようにして、あいまいな表現をしないようにすることも意識してください。

表現や誤字脱字を音読でチェック

報告書は提出前に必ずチェックするようにしましょう。誤字脱字はもちろん、語尾の「ですます調」などの統一ができているか、日本語の表現は間違っていないか、といったことをチェックします。

目で見るだけでなく、最後には文章全部を音読することもおすすめです。声に出して読むことで不自然な箇所に気づけるうえ、スラスラ読めるような文章にすることで読み手にわかりやすい文章になっているかどうかの確認にもなります。

見た目も大事

レイアウトなどの見た目も読みやすさに大きく関係しています。気をつけるべきは、文頭をそろえる、一文を長くしすぎない、改行する箇所もある程度一定にする、といったところです。

また「見出し」も重要です。よい報告書は「見出し」を見るだけで全体の流れや大まかな内容もわかるような作りになっているので、その点も意識しましょう。

社外向けの報告書は1ページの要約

社外の人への報告書の場合は少し違ってきます。社外の人にはとくに、余計な時間をとらせないといった意識が必要となるため、すぐに理解できるように内容を要約したものだけで1ページ作って渡すとよいです。

そこに補足資料として詳細を書いたものを2、3枚渡します。そうすることで時間のない人は、要約だけが書かれたものを見て瞬時に理解できるので、ぜひ試みてもらいたい方法になります。

伝わる報告書を作りたいなら、資料作成代行サービスがおすすめ

これまでの内容を参考にすれば報告書作成ができるのではないかと思いますが、それでも「自分で資料としてまとめるのが難しい」「作成する時間がない」「簡単な指示のみで丸投げしたい」「もっとよいものが作りたい」、そういった願望を持っている方もいると思います。

近年、日本では労働人口の減少が進んでいることからも、労働生産性の向上が非常に求められていますが、一方で報告書などの資料作成の業務は依然として多くのビジネスマンの労働時間を圧迫する形となっています。そうした背景もあって、生産性向上のため昨今では資料作成代行サービスが一般的に利用されるようになってきました。

資料作成代行サービスとは、文字通り資料作成を代わりに行ってくれるサービスですが、次のようにさまざまなメリットがあります。

・納期が迫っていても対応してくれる

・1ページ単位や時間単位での料金設定もあって必要なときに必要な分だけ依頼できる

・資料作成の専門家なので見やすくクオリティの高い資料ができる

・中身となるデータの収集もやってくれる

・資料作成から解放されて他の業務に専念できる

以上のような理由から、もし報告書や資料作成に困難を感じていたり、労働生産性を向上させたりしたいと考えているようであれば、資料作成代行サービスの利用をおすすめします。

 

今回はビジネスマンに必見の、報告書を早く、見やすく、わかりやすく作るためのポイントや関連する情報などを紹介しました。報告書作成には、まず構成の基本が大事であるということや、結論を最初に述べること、事実と意見を区別するなど、書くときの要点についてもお伝えしました。

さらに資料作成代行サービスをおすすめする理由についても説明しました。ぜひ今回の内容を参考にして報告書作成に役立ててみてくださいね。

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