評判の資料作成代行サービスランキング!口コミで人気の業者を厳選しました。

初心者必見!伝わるプレゼンテーションの基礎情報を解説

公開日:2021/09/15  最終更新日:2022/09/12

プレゼンテーションを作成する際、聞き手に伝わりやすい構成や資料作りに頭を悩ませる人は少なくありません。ただ多くの内容を詰め込めばよいというわけではなく、ポイントとなる部分が印象に残るよう情報を絞り込んだり、スライドのデザインを工夫したりすることも大切になります。今回は、聞き手に伝わるプレゼンの基礎について解説します!

プレゼンする目的とは?

そもそもプレゼンテーションをする目的とは何でしょうか?多くの場合、その答えは「聞き手に次のアクションを起こさせること」です。

たとえば、ある商品についてのプレゼンであればその商品の購入というアクションを、問題提起のプレゼンであれば改善策の実行というアクションを起こさせることが目的となります。

そして、目的を達成するには聞き手に伝わりやすいプレゼンをするための工夫が必要です。一般的に、耳から入る情報は記憶に残りにくいとされています。余計なことを話しすぎてしまわないよう伝えたいことを明確にし、不要な情報を切り捨ててシンプルにするとよいでしょう。

また、ただ単に資料の説明をするだけでは聞き手は動いてくれません。人を動かすプレゼンをするにはプレゼン終了時のゴールを決め、そのゴールから逆算してどのような構成で話を進めていくのか、聞き手がアクションを起こすことのメリットをどのように提示するかを考えることが大切です。

伝わるプレゼンの基礎

聞き手にアクションを起こさせるためには、こちらの意図をしっかりと伝える必要があります。ここでは、伝わるプレゼンをするための基礎・ポイントを3つご紹介します。

結論を先に提示する

プレゼン中、聞き手には次々と新しい情報が飛び込んできます。後になればなるほど集中力が切れてしまう人も多いでしょう。最も伝えたい内容は最初に話すプレゼンの始めに持っていくことで、聞き手に強いインパクトを残すことができます。まずは結論を提示して、その後に根拠を述べるのが効果的です。

情報は必要最小限に

プレゼンでスライドが表示されるのはとても短い時間です。パッと見てわかる箇条書きや単純な図・グラフを用いるなどして、詰め込む情報は必要最小限にすることで記憶に残りやすいものとなります。「1枚のスライドに1メッセージ」ということを頭に置いて、できるだけシンプルにまとめるようにしましょう。

伝えたいことを簡潔に話す

あれも伝えたい、この資料も載せたい、と欲張りすぎてしまうと、聞き手はもちろん自分でも最終的に何が伝えたいのかわからなくなってしまいます。資料を見ずに話せるくらいに内容をまとめておき、あまりだらだらと話さないよう、結論と根拠を簡潔に伝えられるとよいですね。

伝わるプレゼン資料を作るコツ

プレゼンの内容をしっかりと伝えるには、スライド作りも重要です。伝わるプレゼン資料作りにおいて重視すべきポイントを3つご紹介します。

プレゼンの構成

プレゼンの聞き手や目的、ゴールを明確にすることで、聞き手に伝わりやすい構成を作ることができます。たとえばプレゼンの目的が商品の提案であればゴールは商品の購入、目的が活動報告であればゴールは報告内容の理解となります。

プレゼンのゴールを明確にしたら、そのゴールを達成するため逆算して構成を作っていきます。まずは簡単な目次を作成しておくと、構成が組み立てやすくなります。この際、冒頭で結論を述べることを忘れないようにしましょう。

見やすくシンプルなデザイン

1枚のスライドに文字やイラストが多すぎたり、何色もの色が使用されていたりすると、聞き手はスライドを見るだけで疲労感を感じてしまいます。スライドを作る際はシンプルなデザインを心がけましょう。

具体的には、1枚のスライドに使用する色を3色までに抑える、図やクリップアートを多用しすぎない、小さな文字の羅列にならないよう内容もシンプルにする、などがポイントとなります。とくに強調したいスライドの場合には、潔くテキストを12行のみにするのも戦略の一つです。

データの提示と図式化

プレゼンで伝えたいことについての根拠を示す際には、客観的なデータが必要となります。裏付けのないデータや主観的な意見では説得力に欠けてしまうため注意してください。数値で表すことのできるデータであれば、図式化することによって聞き手に伝わりやすくなるでしょう。

図式化のポイントは必要な部分だけを抜粋すること、強調したい数値のみ大きく示すことです。図や写真には聞き手の興味を引きつける効果があるため、テキストはできるだけ少なめにして、補足箇所があれば口頭で付け加えるのがよいでしょう。

 

今回は、聞き手に伝わるプレゼンの基礎について解説しました。プレゼン作りをしていると、あれもこれも…と伝えたい情報を欲張ってしまいがちです。まずはプレゼンの目的とゴール、とくに強調したい部分などを明確化して、補足情報は口頭で軽く添える程度にしておくのがポイントです。文字の装飾や図式も有効活用して、シンプルかつわかりやすいプレゼンを心がけましょう!

おすすめ関連記事

SEARCH

新着情報

優れた企画書を作成するためには、いくつかのポイントを抑えなければいけません。企画書を作成するとき、自社内や自分自身で作成するのが困難な場合、外注できるサービスをご存じですか?ここでは、優れた
続きを読む
資料作成代行サービスとは、資料の作成を代行してくれる事業者のことをいいます。このサービスを利用することで、クオリティの高い資料が作成できるほか、作成や打ち合わせに使う時間の短縮にも繋がるため
続きを読む
相手に伝わる資料作成のためには、文章力やデザイン力が必須です。しかし「魅力的な資料を作成したいと思ってもなかなか時間が取れない」「パワーポイントが苦手」と悩む方もいるでしょうか。そこでおすす
続きを読む