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パワーポイントで伝わりやすい資料作成をする4つのコツ

公開日:2021/11/01  最終更新日:2022/09/12


パワーポイントは資料作成の際に活躍するソフトウェアですよね。しかし、補助機能が豊富なためにかえって使いこなすことが難しく、いまいち上手く資料作成ができないという方も少なくありません。そこで今回の記事では、パワーポイントを使った資料作成のコツを4つ紹介します。ぜひチェックして、参考にしてみてください。

1枚のスライドに多くの情報を入れすぎない

パワーポイントで資料作成を行う際のコツとして、まずは「1枚のスライドに載せる内容は1つまで」ということを心掛けましょう。パワーポイントはレイアウトに自由がきくため、その気になれば1枚のスライドにいくらでも情報を詰め込むことができますが、情報過多なスライドでは見る人に対して「最も伝えたい内容」が伝わりづらくなってしまいます。

極端なやり方に感じられるかもしれませんが、「1枚のスライドに載せる内容は1つまで」というルールを設けることで、自然と情報の取捨選択が行われ、見る人に「最も伝えたい内容」が瞬時に伝わる資料を作成できるようになるのです。パワーポイントで伝わりやすい資料作成をするためには、スライド1枚に情報を詰め込むことでスライドの総数を抑えることよりも、スライドの総数が増えたとしてもスライド1枚に載せる情報を絞ることを意識することの方が重要になります。

見やすいフォントを利用し、統一する

パワーポイントを使った資料作成では、図表のデザインや配置など、可視化するデータに重きを置く方が多いでしょう。もちろん、パワーポイントは「見せる資料」であるため、可視化するデータの見せ方が重要なポイントであることは間違いありません。

ただ、そこで見落とされがちな「テキスト」部分にもぜひ力を入れてみてください。力を入れるといっても、はじめに押さえるポイントは「1つの資料内で利用するフォントは原則1種類」「誰でも見やすいフォントを使用する」という2点だけです。たとえ図表が多く盛り込まれた資料であったとしても、テキスト部分は見る人にとって情報源になります。

そのため、1つの資料内で複数のフォントを利用したり、視認性に欠けるフォントを利用したりしてしまうと、見る人が情報源であるテキストから正確に情報を読み取りづらくなってしまう恐れがあるのです。最近ではデザイン性に富んだ個性的なフォントも増えていますが、資料作成を行う際には見やすさを重視し、多くのデバイスで標準的に搭載されているものを利用することをおすすめします。

配色のルールを決めておく

パワーポイントを使って見やすい資料作成を行うには「あらかじめ配色のルールを決めておく」こともコツの1つです。資料を読み解くとき、見る人は無意識の内にその資料の配色からルールも読み解きます。たとえば、資料のテキスト部分がほとんど黒色である場合、別の色になっている部分は重要なポイントであると無意識の内に認識するということです。

そのため、資料作成を行う側があらかじめ配色のルールを決めておくことによって、見る人もそのルールを読み解くことが容易になります。とはいえ、さまざまな色を使った複雑なルールは見る人によっては読み解くことができず、正確に内容が伝わらない恐れがあるので注意しましょう。

そこでおすすめしたいのが「使用する色を3色に絞る」という配色ルールです。

まずは「背景(全体の70%)」「メイン(全体の25%)」「アクセント(全体の5%)」を基本の3色として資料作成を行ってみてください。3色を選定する際には原色のような彩度の高い色を避け、背景の色とテキストの色のコントラストに気を配ることでより見やすい資料を作成できます。少ない色数を決められたルールで使用することによって、見る人が読み解きやすい資料に仕上げることが可能です。

レイアウトを調整する

スライドの内容が完成した後にはぜひレイアウトを調整してみてください。レイアウトの調整を行ったかどうかで、パワーポイントを使った資料の見やすさは格段に変わってきます。調整するべきポイントとしてまず押さえておきたいのは「余白」と「オブジェクトの配置」です。

行間や文字間、図形や枠線内など、余白を取ることによって情報の視認性が向上するとともに、オブジェクトのズレやはみ出しをなくし、同じ大きさ、等間隔で配置をすることで見る人の理解度を向上できます。余白を取らない窮屈な印象の資料やオブジェクトの配置がバラバラで統一感のない資料は、見る人の集中を阻害してしまったり、見てほしい順番に内容を見てもらえなくなってしまったりする恐れがあるため注意しましょう。

資料作成代行サービスの利用もおすすめ

ここまでパワーポイントで伝わりやすい資料を作成するためのコツを解説しましたが、以上のことをすべて意識しながら思いどおりの資料を作成するには、相応の時間がかかります。資料を作成する必要がある場合というのは、大抵他の業務にも追われているものです。

もし時間を取ることが難しかったり、時間を取れたとしてもなかなか思いどおりの資料に仕上げられそうになかったりする場合には、資料作成代行サービスの利用をするのもよいでしょう。資料作成代行サービスを利用すれば、プロによって作成された質の高い資料を欲しいタイミングで手にすることが可能です。

 

今回はパワーポイントで伝わりやすい資料作成をする4つのコツを紹介しました。コツをつかむことによって、見る人に伝えたい内容を正確に伝えることができるようになります。皆さんもこの記事を参考に、コツをつかんで質の高い資料を作成してみてくださいね。

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